مائیکروسافٹ ٹیمز کاروبار کے لیے بہترین اور قابل اعتماد تعاون سافٹ ویئر میں سے ایک ہے۔ یہ 2016 سے آفس 365 کا حصہ ہے، اور تب سے، اس کی مقبولیت میں اضافہ ہی ہوا ہے۔
بہت ساری کمپنیاں ریموٹ ورکنگ کے لیے اس پر انحصار کرنے کی ایک وجہ یہ ہے کہ میٹنگ کا شیڈول بنانا کتنا آسان ہے۔ آپ اسے ایک لنک بنا کر اور پھر اسے کسی ایک فرد یا پوری ٹیم کے ساتھ شیئر کر کے کر سکتے ہیں۔
اس مضمون میں میٹنگ کے لیے لنک بنانے اور اس کا اشتراک کرنے کے طریقے پر تبادلہ خیال کیا جائے گا اور ٹیموں کے بارے میں عام طور پر پوچھے جانے والے کچھ سوالات کے جوابات دیے جائیں گے۔
پی سی پر مائیکروسافٹ ٹیموں کے لیے میٹنگ کا لنک کیسے بنایا جائے۔
اگرچہ مائیکروسافٹ ٹیمیں ڈیسک ٹاپ اور موبائل آلات دونوں کے لیے دستیاب ہیں، بہت سے صارفین اپنے پی سی کو ترجیح دیتے ہیں کیونکہ وہ پہلے ہی اس پر کام کر رہے ہیں۔
اگر یہ آپ کی ذمہ داری ہے کہ ایک شخص یا کسی ٹیم کے ساتھ نئی میٹنگ کا شیڈول بنائیں، تو اس کے لیے کئی مراحل کی ضرورت ہوگی۔ اسے کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
- ڈیسک ٹاپ کے لیے Microsoft ٹیمیں کھولیں اور اپنے اکاؤنٹ میں سائن ان کریں۔
- ونڈو کے بائیں جانب "کیلنڈر" آئیکن پر کلک کریں۔
- پھر اوپر دائیں کونے میں "نئی میٹنگ" کو منتخب کریں۔
- نیا پاپ اپ صفحہ ظاہر ہونے پر، تمام متعلقہ معلومات درج کریں۔ میٹنگ کو نام دیں، صحیح وقت مقرر کریں، اور تمام حاضرین کی فہرست بنائیں۔
- تمام تفصیلات درج کرنے کے بعد، اوپر دائیں کونے میں "محفوظ کریں" پر کلک کریں۔
- جب میٹنگ بن جاتی ہے، تو دوبارہ ٹیموں کے کیلنڈر پر واپس جائیں۔ وہ میٹنگ منتخب کریں جو آپ نے ابھی طے کی ہے۔
- میٹنگ کے "تفصیلات" ٹیب پر کلک کریں اور "جوائن مائیکروسافٹ ٹیمز میٹنگ" کا اختیار تلاش کریں۔
- اس آپشن پر کرسر کے ساتھ ہوور کریں اور پھر اس پر دائیں کلک کریں۔ آپ کو "کاپی لنک" یا "اوپن لنک" کے اختیارات نظر آئیں گے۔
جب آپ میٹنگ کا لنک کاپی کرتے ہیں، تو آپ اسے اپنے ای میل، بلیک بورڈ پر چسپاں کر سکتے ہیں، یا کسی دوسرے پلیٹ فارم کے ذریعے بھیج سکتے ہیں۔ جن لوگوں کو یہ موصول ہوتا ہے انہیں شیڈول ٹیموں کی میٹنگ میں شامل ہونے کے لیے اس پر کلک کرنا ہوگا۔
آئی فون پر مائیکروسافٹ ٹیموں کے لیے میٹنگ کا لنک کیسے بنایا جائے۔
ٹیمز کے کام کی جگہ کے لیے ایک ورسٹائل پلیٹ فارم ہونے کا ایک طریقہ اس حقیقت سے ثابت ہوتا ہے کہ آپ کسی بھی جگہ سے میٹنگ کا شیڈول یا اس میں شامل ہو سکتے ہیں۔
جب تک آپ کے پاس مستحکم انٹرنیٹ کنیکشن ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ اگر آپ کے آئی فون پر ٹیمیں ہیں اور میٹنگ بنانے کا وقت آگیا ہے تو آپ کو یہ کرنے کی ضرورت ہے:
- اپنے آئی فون پر ٹیمیں لانچ کریں اور اسکرین کے نیچے "کیلنڈر" آئیکن پر ٹیپ کریں۔
- پھر اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں "+" پر مشتمل کیلنڈر آئیکن پر ٹیپ کریں۔
- یہ ایک نئی میٹنگ بنائے گا۔ ایک عنوان شامل کریں، شرکاء، ایک چینل شامل کریں اگر آپ اسے استعمال کریں گے، اور وقت اور تاریخ سیٹ کریں۔
- اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں "ہو گیا" کو تھپتھپائیں۔
اس سے میٹنگ کامیابی سے ہو جائے گی۔ اس کے بعد آپ کو صرف کیلنڈر پر دوبارہ جانے کی ضرورت ہے اور آپ نے جو میٹنگ طے کی ہے اسے ٹیپ کرنا ہے۔ پھر میٹنگ کے لیے لنک بنانے کے لیے ان اقدامات پر عمل کریں:
- جب آپ کیلنڈر سے طے شدہ میٹنگ پر ٹیپ کرتے ہیں، تو "تفصیلات" ٹیب پر سوئچ کریں۔
- میٹنگ کے عنوان اور وقت اور تاریخ کی تفصیلات کے تحت، آپ شیئرنگ آئیکن کے آگے "میٹنگ کی دعوت کا اشتراک کریں" کو دیکھ سکیں گے۔
- جب آپ شیئرنگ آپشن پر ٹیپ کریں گے تو اسکرین کے نیچے ایک پاپ اپ ونڈو نمودار ہوگی۔
- وہ ایپ منتخب کریں جسے آپ لنک بھیجنے کے لیے استعمال کرنا چاہتے ہیں۔ یہ ای میل، واٹس ایپ، ٹیکسٹ میسج، گوگل ڈرائیو، یا ٹیمز پر کسی کو براہ راست بھیج سکتا ہے۔
جب آپ نے جس شخص کے ساتھ لنک کا اشتراک کیا ہے وہ اسے وصول کرتا ہے، تو انہیں صرف اس پر ٹیپ کرنا یا کلک کرنا ہے اور میٹنگ میں شامل ہونا ہے۔
اینڈرائیڈ ڈیوائس پر مائیکروسافٹ ٹیموں کے لیے میٹنگ کا لنک کیسے بنایا جائے۔
یہ صرف یہی نہیں ہے کہ آئی فون اور آئی پیڈ کے صارفین جہاں بھی جائیں ٹیموں کو اپنے ساتھ لے جانے کا فائدہ حاصل کریں۔ اگر آپ اینڈرائیڈ صارف ہیں، تو آپ ٹیمیں بھی ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں اور صرف چند ٹیپس کے ساتھ میٹنگ میں شامل ہو سکتے ہیں۔
خوش قسمتی سے، مائیکروسافٹ ٹیمز موبائل ایپ اینڈرائیڈ کے لیے بالکل اسی طرح کام کرتی ہے جیسا کہ یہ iOS آلات پر کرتی ہے۔ لہذا، اگر آپ اینڈرائیڈ صارف ہیں، تو ان اقدامات پر عمل کریں:
- اپنے اینڈرائیڈ ڈیوائس پر مائیکروسافٹ ٹیمیں کھولیں اور اسکرین کے نیچے "کیلنڈر" پر ٹیپ کریں۔
- اب، "+" علامت کے ساتھ کیلنڈر آئیکن پر ٹیپ کریں۔
- آپ نے اب ایک نئی میٹنگ بنائی ہے۔ میٹنگ کا نام دینے کے لیے آگے بڑھیں، شرکاء کو شامل کریں، وہ چینل جو آپ استعمال کر رہے ہوں گے، اور یقینی بنائیں کہ وقت اور تاریخ درست طریقے سے سیٹ کریں۔
- اسکرین کے اوپری حصے میں چیک مارک پر ٹیپ کریں۔
جب میٹنگ بن جاتی ہے، تو یہ میٹنگ کا لنک حاصل کرنے کا وقت ہے جسے آپ دوسروں کے ساتھ شیئر کر سکتے ہیں۔ یہاں کیا کرنا ہے:
- نئی طے شدہ میٹنگ پر ٹیپ کریں، اور پھر "تفصیلات" ٹیب پر جائیں۔
- میٹنگ کے عنوان اور شیڈولنگ کی تفصیلات کے تحت "میٹنگ کی دعوت کا اشتراک کریں" تلاش کریں۔
- شیئرنگ آپشن پر ٹیپ کریں اور پاپ اپ ونڈو سے منتخب کریں کہ آپ میٹنگ کا لنک کس طرح شیئر کرنا چاہتے ہیں۔
ٹیموں کی میٹنگ میں شامل ہونے کے لیے وصول کنندہ کو لنک پر کلک کرنے کی ضرورت ہے۔
آؤٹ لک میں مائیکروسافٹ ٹیمز میٹنگ لنک کیسے بنائیں
ٹیمیں آفس 365 کا ایک حصہ ہے، لہذا، یہ کوئی تعجب کی بات نہیں ہے کہ یہ آؤٹ لک میں ضم ہے۔ اور اگر آپ پہلے سے ہی کام کے لیے آؤٹ لک استعمال کر رہے ہیں، تو آپ کو یہ جان کر خوشی ہوگی کہ آپ ایک میٹنگ بنا سکتے ہیں اور آؤٹ لک کے ذریعے ایک لنک بھی بھیج سکتے ہیں۔ سب سے پہلے، آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ آپ کے پاس آؤٹ لک کا تازہ ترین ورژن ہے۔ پھر ان اقدامات پر عمل کریں:
- اپنے آؤٹ لک ڈیسک ٹاپ کلائنٹ کو کھولیں۔
- کیلنڈر پر، وہ وقت منتخب کریں جب آپ میٹنگ شیڈول کرنا چاہتے ہیں۔
- جب اپوائنٹمنٹ کی نئی ونڈو کھلتی ہے، تو ونڈو کے اوپر ٹول بار سے "ٹیم میٹنگ" پر کلک کریں۔
- میٹنگ کی تمام تفصیلات شامل کریں، بشمول نام، شرکاء، یا اگر ضروری ہو تو وقت تبدیل کریں۔
- یقینی بنائیں کہ "مقام" کے تحت یہ کہتا ہے، "مائیکروسافٹ ٹیمز میٹنگ۔"
- آپ پیغام کے باڈی میں متن بھی شامل کر سکتے ہیں۔
- ای میل بھیجنے کے لیے اوپر بائیں کونے میں "بھیجیں" پر کلک کریں جس میں میٹنگ کا دعوت نامہ ہوگا۔
لیکن ہوسکتا ہے کہ آپ آؤٹ لک سے لنک کے ساتھ ایک ای میل بھیجنا چاہتے ہوں اور صرف خود کار طریقے سے تیار کردہ لنک کو کاپی کرنے کی ضرورت ہو۔ اگر ایسا ہے تو، "بھیجیں" پر کلک کرنے کے بجائے نیچے سکرول کریں اور "جوائن مائیکروسافٹ ٹیمز میٹنگ" کا اختیار تلاش کریں۔
پھر اس پر دائیں کلک کریں اور "کاپی ہائپر لنک" کو منتخب کریں۔ پھر میٹنگ کے لیے لنک کو کسی اور ایپ میں پیسٹ کریں یا اگر آپ کو اسے آگے بھیجنے کی ضرورت ہو تو اسے بعد کے لیے محفوظ کریں۔
اضافی سوالات
جب میں میٹنگ کا لنک بناتا ہوں تو کیا میں مستقبل کے لیے میٹنگ کا شیڈول بنا سکتا ہوں؟
جب آپ ٹیم کا میٹنگ لنک بناتے ہیں، تو یہ 60 دنوں کے لیے دستیاب ہوگا۔ اگر، اس وقت کے بعد، کوئی بھی اسے استعمال نہیں کرتا ہے یا اسے اپ ڈیٹ نہیں کرتا ہے، تو لنک ختم ہو جائے گا۔
اگر کوئی اسے 59ویں دن استعمال کرتا ہے، تو میعاد ختم ہونے کی تاریخ مزید 60 دنوں پر سیٹ ہو جائے گی۔ لہذا، آپ مستقبل کے لیے میٹنگ کا شیڈول بنا سکتے ہیں اور اگر آپ کو ضرورت ہو تو وقت تبدیل کر سکتے ہیں، جب تک آپ کی میٹنگ اس ٹائم فریم میں ہو گی لنک فعال رہے گا۔
ایک کلک کے ساتھ ٹیموں کی میٹنگ میں شامل ہونا
مائیکروسافٹ ٹیمیں شروع میں کسی حد تک زبردست پلیٹ فارم کی طرح لگ سکتی ہیں، لیکن جلد ہی آپ کو احساس ہو جائے گا کہ یہ مائیکروسافٹ کی دوسری مصنوعات کے ساتھ کام کرنے کے لیے بدیہی اور بہتر ہے۔ اگر آپ آؤٹ لک کو ای میل کرنے اور ملاقات کا وقت طے کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں، تو ٹیمیں قدرتی طور پر آپس میں مل جاتی ہیں۔
اور یہاں تک کہ اگر آپ نہیں ہیں اور آپ کسی کو میٹنگ میں شامل ہونے کے لیے ایک لنک بھیجنا چاہتے ہیں، چند مراحل کے ساتھ، آپ میٹنگ بنا سکیں گے، لنک کاپی کر سکیں گے اور کسی کے ساتھ بھی اس کا اشتراک کر سکیں گے۔ اور آپ یہ کمپیوٹر اور موبائل ڈیوائس دونوں پر کر سکتے ہیں۔
کیا آپ اپنے کمپیوٹر یا اسمارٹ فون پر ٹیمیں زیادہ استعمال کرتے ہیں؟ ہمیں نیچے تبصرے کے سیکشن میں بتائیں۔
