گوگل شیٹس گوگل ڈرائیو ٹول باکس کا ایک حصہ ہے جو آپ کو ریئل ٹائم میں اسپریڈشیٹ دستاویزات کو دیکھنے اور ان میں ترمیم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ ٹول کا ایک بڑا فائدہ یہ ہے کہ یہ ان تمام تبدیلیوں کو خود بخود محفوظ کر لیتا ہے جو آپ کسی دستاویز میں کرتے ہیں۔
تاہم، آپ اس بات کا یقین کیسے کر سکتے ہیں کہ کنکشن کا نقصان آپ کے کام کا حصہ نہیں بنا دے گا؟ پریشان ہونے کی ضرورت نہیں ہے، کیونکہ شیٹس آف لائن بھی مؤثر طریقے سے کام کر سکتی ہیں۔
گوگل شیٹ آٹو اور مینوئل سیونگ فیچرز کے ساتھ ساتھ اس ٹول کو آف لائن استعمال کرنے کا طریقہ جاننے کے لیے یہ مضمون پڑھیں۔
گوگل شیٹس آٹو سیوز کی فریکوئنسی
بالکل Google Slides اور Docs کی طرح، Google Sheets آپ کے دستاویز میں حقیقی وقت میں تبدیلیاں محفوظ کرتی ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ فائل میں ہونے والی ہر تبدیلی (کسی سیل سے باہر نکلنا، ویلیو شامل کرنا، فارمیٹ کو تبدیل کرنا، فنکشن داخل کرنا) محفوظ ہو جائے گا۔
Google Sheets کا حال ہی میں اپ ڈیٹ کردہ ورژن ہمیشہ آپ کو مطلع نہیں کرتا ہے کہ آٹو سیو اسکرین کے اوپری حصے میں کیا جا رہا ہے۔ جب آپ سیلز میں عددی اقدار یا حروف کو شامل کرنے جیسی آسان حرکتیں کرتے ہیں، تو ہو سکتا ہے آپ کو خود سے محفوظ کرنے کی اطلاع نہ ملے۔
دوسری طرف، ایپ آپ کو مطلع کرے گی کہ جب بھی آپ کوئی زیادہ پیچیدہ کام انجام دیں گے تو دستاویز محفوظ کر رہی ہے۔ مثال کے طور پر، اگر آپ سیل کی فارمیٹنگ تبدیل کرتے ہیں، ایک ٹیبل شامل کریں، یا کوئی فنکشن یا فارمولہ داخل کریں۔
اس کے علاوہ، اگر آپ کنکشن کے نقصان کی وجہ سے ڈیٹا کھونے کے بارے میں فکر مند ہیں، تو Google Sheets میں آف لائن استعمال کے اختیار کو فعال کرنا بہتر ہوگا۔ درج ذیل سیکشن میں اس کے بارے میں مزید جانیں۔
شیٹس کو آف لائن استعمال کرنے کا طریقہ
اگر آپ Google Sheets کے آف لائن استعمال کو فعال کرتے ہیں، تو آپ انٹرنیٹ کنکشن کے بغیر بھی اپنے دستاویزات کو دیکھ اور ان میں ترمیم کر سکتے ہیں۔
آف لائن دستاویز کلاؤڈ پر موجود ورژن کے ساتھ مطابقت پذیر ہو جائے گی تاکہ کنکشن بند ہونے پر بھی Google Sheets خودکار طور پر محفوظ ہو جائے۔ پاور واپس آنے کے بعد، آن لائن ورژن ان تبدیلیوں کے ساتھ اپ ڈیٹ ہو جائے گا جو آپ نے آف لائن رہتے ہوئے کی ہیں۔
اس بات کو یقینی بنائیں کہ جب آپ پہلی بار آف لائن استعمال کو فعال کرنا چاہتے ہیں تو آپ کے پاس کنکشن ہے۔ اس کے علاوہ، آپ کو گوگل کروم استعمال کرنا چاہیے اور آفیشل گوگل ڈاکس آف لائن ایکسٹینشن شامل کرنا چاہیے۔ پھر، درج ذیل کریں:
- کروم پر اپنے گوگل اکاؤنٹ میں سائن ان کریں۔
- اپنی گوگل ڈرائیو کی ترتیبات پر جائیں۔
- 'آف لائن رہتے ہوئے اس ڈیوائس پر اپنی حالیہ Google Docs، Sheets، اور Slides فائلیں بنائیں، کھولیں اور ان میں ترمیم کریں' کے اختیار کے ساتھ والے باکس پر نشان لگائیں۔
- اپنی گوگل ڈرائیو کھولیں۔
- شیٹ فائل پر دائیں کلک کریں جسے آپ آف لائن استعمال کرنا چاہتے ہیں۔ اگر آپ متعدد دستاویزات کو محفوظ کرنا چاہتے ہیں، تو آپ Ctrl (PC) یا کمانڈ (Mac) کو پکڑ کر دوسری فائلوں پر کلک کر سکتے ہیں۔
- 'آف لائن دستیاب' اختیار کو ٹوگل کریں۔
- اپنے گوگل ڈرائیو ہوم پیج پر واپس جائیں۔
- صفحہ کے اوپری حصے پر 'آف لائن پیش نظارہ' بٹن پر کلک کریں (ایک دائرے میں افقی لائن کے اوپر چیک مارک)۔
- 'آف لائن پیش نظارہ' کو ٹوگل کریں۔
اگلی بار جب آپ کا کنکشن ختم ہو جائے گا، تو آپ 'آف لائن پیش نظارہ' کا استعمال کر کے اپنی Google Drive تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ آپ ان تمام دستاویزات کو دیکھنے اور ان میں ترمیم کرنے کے قابل ہو جائیں گے جنہیں آپ نے آف لائن دستیاب کرایا ہے۔ گوگل شیٹس ہر اپ ڈیٹ کے بعد تبدیلیوں کو خود بخود محفوظ کرنا جاری رکھے گی۔
ورژن کی تاریخ دیکھیں
Google Sheets کے حالیہ اپ ڈیٹ کے ساتھ، دستاویز کے نئے ورژن کم کثرت سے ریکارڈ کیے جاتے ہیں۔ یہ معمولی تبدیلیوں کا سراغ لگانا پہلے کے مقابلے میں قدرے کم شفاف بناتا ہے، لیکن یہ ہر بڑی تبدیلی کے بعد دستاویز کا ایک نیا ورژن محفوظ کرے گا۔
اس کے علاوہ، آپ دستی طور پر کسی ورژن کو محفوظ کر سکتے ہیں تاکہ آپ مستقبل میں اس پر واپس جا سکیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو:
- اپنی دستاویز کے اوپری حصے میں 'فائل' مینو پر کلک کریں۔
- اپنے کرسر کے ساتھ 'ورژن کی سرگزشت' پر ہوور کریں۔
- جب مینو پھیل جائے تو 'موجودہ ورژن کو نام دیں' پر کلک کریں۔
- ورژن کو ایک نام تفویض کریں اور تصدیق کریں۔
اگر آپ دستاویز کے پہلے محفوظ کردہ ورژن پر واپس جانا چاہتے ہیں، تو اوپر والے پہلے دو مراحل پر عمل کریں اور پھر 'ورژن کی سرگزشت دیکھیں' پر کلک کریں۔ پچھلے ورژن پر واپس جانے کے لیے، آپ کو درج ذیل کام کرنے ہوں گے۔
- اسکرین کے دائیں جانب مطلوبہ ورژن پر کلک کریں۔
- اسکرین کے اوپری بائیں جانب سبز 'اس ورژن کو بحال کریں' بٹن پر کلک کریں۔
شیٹس کے ساتھ پریشان ہونے کی ضرورت نہیں۔
جب آپ Google Sheets استعمال کر رہے ہوتے ہیں، تو آپ کو قیمتی کام کھونے کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ آٹو سیو فیچر کو خود بخود کام کرنا چاہیے، آپ کی ہر تبدیلی کو ریکارڈ کرنا۔
اگر آپ کی شیٹ خود بخود اپ ڈیٹ نہیں ہوتی ہے، تو آپ کو اپنے انٹرنیٹ کنکشن کا معیار چیک کرنا چاہیے۔ اس کے علاوہ، اس بات کا بھی امکان ہے کہ اگر آپ کے براؤزر کا کیش اوورلوڈ ہو جائے تو یہ فیچر ٹھیک سے کام نہیں کرے گا۔ اس صورت میں، کیشے اور تاریخ کو صاف کرنے سے مسئلہ حل ہونا چاہیے۔
کیا آپ اکثر گوگل شیٹس کے مختلف ورژن محفوظ کرتے ہیں؟ آپ دستاویز کے پچھلے ورژن کو کتنی بار بحال کرتے ہیں؟ ذیل میں تبصروں میں اپنی رائے کا اشتراک کریں۔
