گوگل شیٹس میں ڈپلیکیٹس کو کیسے تلاش کریں اور ہٹائیں

اگر آپ گوگل شیٹس کے باقاعدہ صارف ہیں، تو شاید آپ کو کسی مسئلے کا سامنا کرنا پڑا ہے جہاں آپ نے غلطی سے اپنی اسپریڈشیٹ میں ڈپلیکیٹ اندراجات شامل کر دی ہیں۔ یہ صورتحال اس ڈیٹاسیٹ کو ختم کر سکتی ہے جسے آپ اکٹھا کرنے کے لیے اتنی محنت کر رہے ہیں۔ ہو سکتا ہے آپ کو معلوم نہ ہو کہ یہ واقعہ پیش آیا ہے، خاص طور پر جب آپ کا کمپیوٹر خراب ہو جاتا ہے یا جب آپ اپنے لیپ ٹاپ پر ٹریک پیڈ کو ٹکراتے ہیں۔

کسی بھی صورت میں، جب آپ کی اسپریڈشیٹ میں بہت زیادہ ڈیٹا موجود ہو تو کسی چیز سے محروم ہونا بہت آسان ہے۔ عام نتائج میں حساب کی غلطیاں اور ڈپلیکیٹ سیلز شامل ہوتے ہیں جن کی شناخت کرنا مشکل ہوتا ہے جب مسئلہ کا ماخذ تلاش کیا جاتا ہے۔

خوش قسمتی سے، آپ کی اسپریڈ شیٹس کے اندر ڈپلیکیٹس کو نمایاں کرنے کے لیے کئی مختلف طریقے دستیاب ہیں۔

• بلٹ میں ڈپلیکیٹس کو ہٹانے کی خصوصیت کا استعمال کریں۔
• ڈپلیکیٹس تلاش کرنے کے لیے ہائی لائٹنگ کا استعمال کریں۔
• منفرد سیلز کاپی کریں اور انہیں نئی ​​شیٹ میں منتقل کریں۔
• تھرڈ پارٹی ڈپلیکیٹ فائنڈر استعمال کریں۔
• ایک پیوٹ ٹیبل بنائیں جو انفرادی بنیاد پر ڈپلیکیٹس کو شمار کرے۔

مندرجہ بالا عمل ان ڈپلیکیٹ اندراجات کو تلاش کرنا آسان بناتے ہیں تاکہ آپ انہیں حذف کر سکیں یا اگر وہ مماثل ہوں لیکن نقل نہ ہوں تو انہیں نظر انداز کر سکیں۔ یہاں آپ کے اختیارات ہیں۔

گوگل شیٹس کی ڈپلیکیٹس کو ہٹانے کی خصوصیت کا استعمال کریں۔

چاہے آپ ایک کالم، دو کالم، یا پوری ورک شیٹ میں ڈپلیکیٹس تلاش کرنے کی کوشش کر رہے ہوں، ڈپلیکیٹس کو ہٹانے کی خصوصیت ایک ہی ڈیٹا والے سیلز کو درست طریقے سے ہٹا دیتی ہے۔ البتہ، آگاہ رہیں کہ یہ تمام ڈپلیکیٹس کو ہٹاتا ہے، چاہے وہ ایک ہی ڈیٹا سے وابستہ نہ ہوں۔

1. ان کالموں کو نمایاں کریں جنہیں آپ ڈپلیکیٹ ڈیٹا کے لیے چیک کرنا چاہتے ہیں۔

   

2. اوپر والے مینو میں، منتخب کریں۔ ڈیٹا، اور پھر منتخب کریں۔ ڈپلیکیٹس کو ہٹا دیں۔.

   

3. ایک ڈائیلاگ پاپ اپ ظاہر ہوگا۔ فہرست میں ہر کالم کے ساتھ والے خانوں کو نشان زد کریں جسے آپ چیک کرنا چاہتے ہیں، یا آپ چیک آف کر سکتے ہیں۔ تمام منتخب کریں,اور پھر کلک کریں ڈپلیکیٹس کو ہٹا دیں۔.

   

4. گوگل شیٹس دکھاتا ہے کہ کتنی کاپیاں ملی اور ہٹا دی گئیں تاکہ آپ اس بات کو یقینی بنا سکیں کہ عمل حسب منشا کام کر رہا ہے۔

   

گوگل شیٹس کی بلٹ ان "ڈپلیکیٹس تلاش کریں اور ہٹائیں" خصوصیت کا استعمال ڈپلیکیٹس کو ختم کرنے کا سب سے آسان طریقہ ہے، لیکن بعض اوقات، آپ کاپیوں کو ہٹانے سے پہلے ان کا جائزہ لینا چاہیں گے۔ ایسا کرنے کا ایک بہترین طریقہ رنگ کو نمایاں کرنا ہے۔

آسانی سے ہٹانے کے لیے رنگوں کا استعمال کرتے ہوئے ڈپلیکیٹس کو نمایاں کریں۔

جب آپ کی اسپریڈ شیٹس میں غلطیوں کی نشاندہی کرنے کی بات آتی ہے تو، کسی بھی غلط معلومات کو نمایاں کرنے کے لیے ہائی لائٹس کا استعمال کرنا ایک اور اچھا طریقہ ہے۔

1. اپنی Google Sheets فائل کھولیں اور وہ کالم یا کالم منتخب کریں جنہیں آپ ترتیب دینا چاہتے ہیں۔

   

2. سب سے اوپر مینو بار میں، منتخب کریں۔فارمیٹ.

   

3. ڈراپ ڈاؤن مینو میں، منتخب کریں۔ مشروط فارمیٹنگ.

   

4. ظاہر ہونے والے نئے مینو سے اپنی مطلوبہ حد منتخب کریں۔

   

5. کے تحت فارمیٹ کے قواعد، عنوان والے ڈراپ ڈاؤن سیکشن کو تبدیل کریں۔ سیلز کو فارمیٹ کریں اگر… کو حسب ضرورت فارمولا ہے۔.

   

6. درج ذیل فارمولے کو کے نیچے موجود باکس میں چسپاں کریں۔ حسب ضرورت فارمولا ہے۔ اختیار:

   =countif(A:A,A1)>1.

   

7. کے نیچے فارمیٹنگ کا انداز سیکشن، منتخب کریں رنگ کا آئیکن بھریں۔ اپنے مواد کو پیلے رنگ (یا آپ کی پسند کے کسی بھی رنگ) سیل پس منظر کے ساتھ نمایاں کرنے کے لیے۔

   

8. پر کلک کریں ہو گیا تبدیلیوں کو بچانے کے لیے۔

آپ کی اسپریڈشیٹ اب آپ کے ڈپلیکیٹ سیلز کو آپ کے منتخب کردہ رنگ میں نمایاں کرے گی، اور آپ کسی بھی ڈپلیکیٹ کے لیے انتخاب کو اسکین کر سکتے ہیں۔

نوٹ: قطار 1 سے شروع ہونے والے کالم کے سیل کو درمیان میں منتخب کرنے کے بجائے نمایاں کرنا بہتر ہے۔ فارمولہ قطار 2 کو پہلے کالم کے طور پر استعمال کرنا پسند نہیں کرتا ہے۔ اس نے منتخب فیلڈ (A2:B9) میں کچھ نقلیں چھوڑ دیں۔ ایک بار قطار 1 کو شامل کرنے کے بعد (A1:B9)، اسے تمام نقلیں مل گئیں۔ ذیل میں دو تصاویر دیکھیں۔

تصویر #1: قطار 2 سیلز کو پہلے سیلز (A2 اور B2) کے طور پر منتخب کرتے وقت یاد شدہ ڈپلیکیٹس دکھاتا ہے:

تصویر #2: قطار 1 سیلز کو پہلے سیل (A1 اور B1) کے طور پر منتخب کرتے ہوئے تمام ڈپلیکیٹس دکھاتا ہے:

اس بات کو یقینی بنائیں کہ کوئی بھی موجودہ ڈپلیکیٹس درست ہیں، کیونکہ کچھ کاپیاں بالکل بھی کاپیاں نہیں ہیں۔ وہ دو مختلف اکاؤنٹس، صارفین، ملازمین، یا کسی اور چیز کے لیے ایک ہی نمبر ہوسکتے ہیں۔ ایک بار جب آپ کاپی کیٹ سیلز کی تصدیق کر لیں جن کی آپ کو ضرورت نہیں ہے، انہیں حذف کر دیں۔ آخر میں، آپ فارمیٹنگ مینو کو بند کر سکتے ہیں اور اپنے سیلز میں معیاری رنگ بحال کر سکتے ہیں۔

ڈپلیکیٹس کو آسانی سے ہٹانے کے لیے گوگل شیٹس میں منفرد سیلز کاپی کریں۔

اگر آپ اپنے خام ڈیٹا کو خود بخود ترتیب دینے کو ترجیح دیتے ہیں تو، ڈپلیکیٹ کے بجائے تمام منفرد سیلز کو کاپی کرنا بہتر ہے۔ یہ عمل تیزی سے چھانٹی اور فلٹرنگ فراہم کرتا ہے۔. اگر آپ کو یقین ہے کہ آپ کی معلومات درست ہیں اور اس کے بجائے ڈپلیکیٹس کو ہٹانا پسند کریں گے، تو ذیل کا طریقہ آزمائیں۔

1. وہ شیٹس دستاویز کھولیں جسے آپ ترتیب دینا چاہتے ہیں اور جس کالم میں آپ ترمیم کرنا چاہتے ہیں اسے نمایاں کریں۔ یہ عمل اگلے مرحلے کے لیے کالم کی حد کو ریکارڈ کرے گا۔

   

2. کالم کو نمایاں کرنے کے بعد، خالی جگہ پر کلک کریں جہاں آپ منفرد اندراجات ظاہر کرنا چاہتے ہیں۔ دستاویز کے اوپری حصے میں فارمولا ان پٹ باکس میں درج ذیل فارمولے کو چسپاں کریں: = منفرد()

   

3. قوسین کے اندر اصل کالم کے سیل کوآرڈینیٹ ٹائپ کریں، جیسے: (A3:A9).

   

4. مارا۔ داخل کریں۔ اپنے نئے ڈیٹا کو اس کالم میں منتقل کرنے کے لیے جسے آپ نے پہلے نامزد کیا تھا۔

   

ایک بار جب یہ مکمل ہو جائے تو، آپ یا تو اندراجات کو دستی طور پر چیک کر سکتے ہیں یا اپنا ڈیٹا اپنی ورکنگ اسپریڈشیٹ میں درآمد کر سکتے ہیں۔

شیٹس میں ڈپلیکیٹس تلاش کرنے اور ہٹانے کے لیے فریق ثالث کا ایڈ آن استعمال کریں۔

گوگل شیٹس کے ساتھ استعمال کے لیے آن لائن پلگ ان دستیاب ہیں۔ آپ کو Google Workspace Marketplace میں ایڈ آنز ملیں گے، بشمول ڈپلیکیٹ اندراجات کو خودکار طور پر ہٹانے کے ٹولز۔

Ablebits کی طرف سے ڈپلیکیٹس کو ہٹا دیں

ایک قابل استعمال ٹول جسے Remove Duplicates by Ablebits کہا جاتا ہے آپ کو معلومات کی پوری شیٹ میں یا بیک وقت دو کالم تلاش کرکے ڈپلیکیٹس کو تیزی سے تلاش کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

آپ نتائج کو منتقل، حذف اور نمایاں کر سکتے ہیں۔ ٹول میں دو وزرڈ سیٹ اپ شامل ہیں: ڈپلیکیٹس تلاش کریں اور حذف کریں اور اپنی دستاویز میں منفرد سیل یا خصوصیات تلاش کریں۔ یہ دو اختیارات آپ کے جاتے وقت معلومات کو ٹریک کرنا آسان بناتے ہیں۔

مجموعی طور پر، آپ کی معلومات کو تلاش کرنے کے لیے وزرڈ ٹول کا استعمال طویل مدت میں اس کے قابل ہو سکتا ہے۔ یہ بیان بنیادی طور پر ان صارفین کے لیے ہے جو مسلسل اپنی اسپریڈ شیٹس میں ڈپلیکیٹس تلاش کر رہے ہیں اور اس کے بجائے اپنا وقت کچھ اور کرنے میں صرف کریں گے۔

شیٹس میں ڈپلیکیٹ قطاریں تلاش کرنے کے لیے پیوٹ ٹیبل کا استعمال کریں۔

پیوٹ ٹیبل ڈیٹا کو زیادہ قریب سے دیکھنے کے لیے ایک آسان ٹول ہے۔ ایک پیوٹ ٹیبل خود بخود ڈپلیکیٹ سیل یا قطاروں کو حذف نہیں کرتا ہے۔ یہ بریک ڈاؤن فراہم کرتا ہے کہ کن کالموں میں ڈپلیکیٹس ہیں تاکہ آپ اپنے ڈیٹا کو دستی طور پر دیکھ سکیں اور دیکھیں کہ اگر کچھ ہے تو آپ کو ہٹانے کی ضرورت ہے۔

پیوٹ ٹیبل بنانا اس مضمون میں دکھائے گئے دیگر طریقوں کے مقابلے میں تھوڑا زیادہ شامل ہے۔ آپ کو ہر کالم کے لیے ایک پیوٹ ٹیبل شامل کرنا ہوگا تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ نتائج یکساں ہیں اور ڈپلیکیٹس کی درست شناخت کر سکتے ہیں۔

نوٹ: اگر آپ کے پاس اپنی اسپریڈشیٹ میں کالم کے نام نہیں ہیں، تو پیوٹ ٹیبلز ڈپلیکیٹس تلاش کرنے کے لیے درست طریقے سے کام نہیں کریں گی۔ عارضی طور پر ایک نئی قطار شامل کرنے کی کوشش کریں، اور پھر اس نئی قطار کا استعمال کرتے ہوئے کالموں کو نام دیں۔

ڈپلیکیٹ سیلز یا قطاروں کی شناخت کے لیے پیوٹ ٹیبل استعمال کرنے کے اقدامات یہ ہیں۔

1. تمام ٹیبل ڈیٹا کو منتخب کریں، پھر جائیں ڈیٹا > پیوٹ ٹیبل.

   

2. اگر ضرورت ہو تو سیل رینج کو ایڈجسٹ کریں، پھر مارو بنانا.

   

3. منتخب کریں۔ شامل کریں۔ اس کے بعد قطاریں. یہ مرحلہ ڈپلیکیٹس تلاش کرنے کے لیے کالم کا انتخاب کرے گا۔ جی ہاں، آپ نے اسے صحیح پڑھا۔ ڈراپ ڈاؤن مینو سے اپنا مطلوبہ کالم منتخب کریں۔ اگر آپ پیوٹ ٹیبل ایڈیٹر کھو دیتے ہیں، تو اسے واپس لانے کے لیے ایک آبادی والے سیل پر کلک کریں۔

   

4. اب، منتخب کریں شامل کریں۔ اس کے بعد اقدار اور اوپر کی طرح ایک ہی کالم کا انتخاب کریں، لیکن اسے خلاصہ کرنے کے لیے سیٹ کریں۔ شمار یا COUNTA. یہ پہلے سے طے شدہ ہونا چاہئے۔

   

5. نیا پیوٹ ٹیبل ڈپلیکیٹس کی شناخت کرے گا، جیسا کہ ذیل میں دکھایا گیا ہے۔

   

6. اگر آپ ایک مختلف کالم دیکھنا چاہتے ہیں۔، آپ اوپر کے مراحل کو دوبارہ کر سکتے ہیں (اپنے پچھلے نتائج کو محفوظ رکھنے کے لیے) یا پیوٹ ٹیبل ایڈیٹر کو دوبارہ کھول سکتے ہیں اور پھر موجودہ ٹیبل کو تبدیل کر سکتے ہیں۔

   

7. نئی ایڈجسٹمنٹ دکھانے کے لیے پیوٹ ٹیبل تبدیل ہو جائے گا۔

   

جیسا کہ پہلے ذکر کیا گیا ہے، پیوٹ ٹیبل کا طریقہ کچھ زیادہ ہی شامل ہے۔ پھر بھی، یہ آپ کو آپ کے ڈپلیکیٹ اندراجات کے مقامات کے بارے میں ایک مخصوص رپورٹ فراہم کرتا ہے، جو ڈیٹا کا تجزیہ کرنے کے لیے بہت مفید ہو سکتا ہے۔ پیوٹ ٹیبلز کے استعمال کے بارے میں مزید معلومات کے لیے، گوگل شیٹس میں پیوٹ ٹیبلز بنانے، اس میں ترمیم کرنے اور ریفریش کرنے سے متعلق TechJunkie ٹیوٹوریل دیکھیں۔

مجموعی طور پر، Google Sheets میں ایک ڈپلیکیٹ سیل آپ کے ڈیٹا کے ساتھ مسائل پیدا کر سکتا ہے اگر آپ محتاط نہیں ہیں، خاص طور پر جب مالی معلومات کو مفید اسپریڈشیٹ میں ترتیب دینے کی کوشش کریں۔

نقل کی سب سے عام وجوہات یہ ہیں:

• کئی لوگوں نے ایک ہی گاہک، انوائس، زمرہ، آئٹم وغیرہ کو شامل کیا۔
• ڈیٹا کی درآمد دوسری بار پہلے سے موجود ڈیٹا میں شامل ہو جاتی ہے۔
• کاپی/پیسٹ ایکشنز نے ڈپلیکیٹ اندراجات کو شامل کیا۔

خوش قسمتی سے، گوگل شیٹس میں یکساں ڈیٹا سیلز کی شناخت، ہٹانا اور حذف کرنا حیرت انگیز طور پر آسان ہے، جو کچھ مثبت ہے اگر آپ اپنے روزمرہ کے ورک فلو میں اسپریڈ شیٹس کے ساتھ مسلسل کام کر رہے ہیں۔ اگر آپ اپنے مواد کو بہتر طریقے سے ترتیب دینے کے لیے کچھ تلاش کر رہے ہیں، تو آپ ہمیشہ ایک ایڈ آن کا استعمال کر سکتے ہیں جیسے Ablebits کے ذریعے نقلیں ہٹائیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کی معلومات کو اچھی طرح سے ترتیب دیا گیا ہے۔

ختم کرو

کیا آپ کے پاس اس مضمون میں ذکر کردہ طریقوں میں سے کسی کو استعمال کرنے کے بارے میں کوئی تجربہ، تجاویز، یا سوالات ہیں؟ ہمیں نیچے تبصرہ سیکشن میں بتائیں۔