زیادہ تر جدید کاروبار مواصلات کے لیے ای میلز پر انحصار کرتے ہیں۔ ای میلز تک رسائی کھو دینا، یا اس سے بھی بدتر پورے ای میل اکاؤنٹس، تباہ کن ہو سکتا ہے۔ اپنے آؤٹ لک ای میلز کا بیک اپ لینا ذہنی سکون حاصل کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے یہ جان کر کہ ای میلز آپ کے آلے پر متعدد مقامات پر محفوظ ہیں اور آسانی سے ضائع نہیں ہو سکتیں۔
اس مضمون میں، ہم وضاحت کریں گے کہ آؤٹ لک ای میلز کو کچھ مختلف طریقوں سے کیسے بیک اپ کیا جائے۔
تمام آؤٹ لک ای میلز کا بیک اپ اور ایکسپورٹ کیسے کریں۔
آپ کے تمام آؤٹ لک ای میلز کا بیک اپ لینے کا ایک تیز ترین طریقہ یہ ہے کہ اس کا مربوط .pst فائل فارمیٹ استعمال کریں۔ مائیکروسافٹ آؤٹ لک اور مائیکروسافٹ ایکسچینج خصوصی طور پر ای میلز، رابطے کی معلومات اور پتے اور کیلنڈر ایونٹس کو اسٹور کرنے کے لیے PST فائلوں کا استعمال کرتے ہیں۔ ایک جامد PST فائل کو آپ کے موجودہ آؤٹ لک ای میلز اور رابطے کی معلومات کے لیے بیک اپ کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے، اور آؤٹ لک آف لائن رہتے ہوئے بھی اس تک رسائی حاصل کر سکے گا۔
اپنی ای میلز کو .pst فائل میں بیک اپ کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
- اپنا آؤٹ لک کھولیں، پھر "فائل" پر دبائیں۔
- مینو میں، "کھولیں اور برآمد کریں" کو منتخب کریں۔
- "درآمد/برآمد" بٹن پر کلک کریں۔
- سسٹم آپ کی مرکزی آؤٹ لک اسکرین پر واپس آجائے گا اور برآمدی عمل میں آپ کی رہنمائی کے لیے امپورٹ/ایکسپورٹ وزرڈ کو پاپ اپ کرے گا۔
- وزرڈ میں، فہرست سے "ایک فائل میں ایکسپورٹ کریں" کا اختیار منتخب کریں، پھر "اگلا" پر کلک کریں۔
- جب فائل کی قسم منتخب کرنے کا اشارہ کیا جائے تو "Outlook Data فائل (.pst)" کو منتخب کریں، پھر "اگلا" پر کلک کریں۔
- اس کے بعد آپ کو برآمد کرنے کے لیے فولڈرز کو منتخب کرنے کے لیے کہا جائے گا۔ آپ اپنے ای میل اکاؤنٹ کو اس سے منسلک تمام فولڈرز بشمول روابط اور کیلنڈر ڈیٹا کو برآمد کرنے کے لیے منتخب کر سکتے ہیں۔ جب آپ اپنے انتخاب سے خوش ہوں تو "اگلا" پر کلک کریں۔
- وہ ایڈریس پاتھ منتخب کریں جس میں بیک اپ فائل محفوظ کی گئی ہے۔ راستے کو یاد رکھیں تاکہ آپ بعد میں اس تک رسائی حاصل کر سکیں۔
- فائل کا نام (راستہ کا آخری حصہ) تبدیل کرنا اچھا خیال ہے۔ بطور ڈیفالٹ، یہ "backup.pst" ہے۔
- اگر آپ بیک اپ فائل کو ڈیفالٹ پاتھ میں محفوظ کر رہے ہیں، تو منتخب کریں کہ آیا آپ کو ڈپلیکیٹ آئٹمز چاہیے۔
- (اختیاری) آپ پچھلے کسی بھی ڈائیلاگ پر واپس جا سکتے ہیں، شاید فولڈر کا انتخاب تبدیل کرنے کے لیے، "بیک" بٹن کا استعمال کر کے۔
- برآمد کا عمل شروع کرنے کے لیے "ختم" کو دبائیں۔
- آؤٹ لک آپ کو پاس ورڈ بنانے کا اشارہ کرے گا۔ یہ سیکورٹی وجوہات کی بناء پر اہم ہو سکتا ہے، لیکن آپ کو پاس ورڈ درج کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
- آپ نکالی گئی فائل کو اس جگہ پر تلاش کر سکتے ہیں جس کی آپ نے فائل پاتھ کے لیے وضاحت کی ہے۔ اب آپ فائل کو کہیں اور منتقل یا کاپی کر سکتے ہیں۔
برآمد شدہ آؤٹ لک ای میلز تک کیسے رسائی حاصل کریں۔
ایک بار جب آپ فائلیں برآمد کر لیتے ہیں، تو آپ سوچ رہے ہوں گے کہ بعد میں ان تک کیسے رسائی حاصل کی جائے۔ آؤٹ لک بیک اپ کھولنا اور آپ کی ای میلز کو محفوظ شدہ ٹائم پوائنٹ پر بحال کرنا آسان بناتا ہے۔ یہاں آپ کو کیا کرنے کی ضرورت ہے:
- بیک اپ فائل تلاش کریں۔ اس کا مقام اور فائل کا راستہ نوٹ کریں۔
- آؤٹ لک کھولیں۔
- "فائل" پر دبائیں، پھر "اوپن اینڈ ایکسپورٹ" پر کلک کریں۔
- دائیں طرف کے مینو میں، "اوپن آؤٹ لک ڈیٹا فائل" کو منتخب کریں۔
- اس سے فائل ایکسپلورر کھل جاتا ہے۔ بیک اپ فائل پر جائیں۔ اس پر کلک کریں، پھر "کھولیں" کو منتخب کریں۔
- سسٹم آپ کو آؤٹ لک کی مرکزی اسکرین پر واپس لے جائے گا۔
- بائیں جانب نیویگیشن مینو پر، نیچے اسکرول کریں جب تک کہ آپ "Outlook Data" نہ دیکھیں۔ اس زمرے میں بیک اپ فائل سے حاصل کردہ آئٹمز شامل ہیں۔
- زمرہ اصل فارمیٹنگ اور فولڈر سسٹم کو محفوظ رکھتا ہے۔
- آپ ای میلز کو دوسری فائلوں میں منتقل کرنے کے لیے گھسیٹ کر چھوڑ سکتے ہیں۔
اب آپ کو اپنے بیک اپ ای میلز تک رسائی حاصل ہے۔
ایک آؤٹ لک ای میل کو جلدی سے کیسے محفوظ کریں۔
کبھی کبھی، جب آپ کو صرف ایک یا چند مخصوص ای میلز کی ضرورت ہو تو آپ تمام ای میلز کو محفوظ کرنے اور آؤٹ لک کو دوبارہ کھولنے کی پریشانی نہیں چاہتے ہیں۔ خوش قسمتی سے، آؤٹ لک سے ایک ای میل کو بچانے کے لیے چند فوری حل موجود ہیں۔
طریقہ 1 - براہ راست فولڈر میں محفوظ کریں۔
- آؤٹ لک کھولیں۔
- فائل ایکسپلورر کھولیں اور جہاں آپ ای میل محفوظ کرنا چاہتے ہیں وہاں جائیں۔ آپ کو آؤٹ لک اور فائل ایکسپلورر دونوں کو ونڈو موڈ میں رکھنے اور آسان رسائی کے لیے انہیں ادھر ادھر منتقل کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔
- ای میل کو گھسیٹیں جسے آپ آؤٹ لک سے فولڈر میں محفوظ کرنا چاہتے ہیں۔
- آؤٹ لک خود بخود ای میل کو "آؤٹ لک آئٹم" فارمیٹ میں محفوظ کر لے گا۔
- آؤٹ لک میں اسے کھولنے کے لیے محفوظ کردہ ای میل پر ڈبل کلک کریں۔
طریقہ 2 - TXT یا HTML کے بطور محفوظ کریں۔
- وہ ای میل کھولیں جسے آپ آؤٹ لک میں محفوظ کرنا چاہتے ہیں۔
- "فائل" کو منتخب کریں، پھر "بطور محفوظ کریں" کو منتخب کریں۔
- فائل ایکسپلورر پاپ اپ ہوگا۔ وہ راستہ منتخب کریں جہاں آپ ای میل اسٹور کرنا چاہتے ہیں۔ فائل ایکسپلورر کے نیچے، "قسم کے طور پر محفوظ کریں" کے آگے تیر پر کلک کریں۔ .txt فارمیٹ میں محفوظ کرنے کے لیے یا تو "صرف متن" یا ای میل کو .html فائل کے طور پر محفوظ کرنے کے لیے "HTML" کو منتخب کریں۔
- ایک بار محفوظ ہونے کے بعد، ای میل تک آپ کے ٹیکسٹ ایڈیٹر (جیسے نوٹ پیڈ) کے ذریعے رسائی حاصل کی جا سکتی ہے اگر یہ .txt میں ہے، یا اگر آپ کے براؤزر کو .html کے بطور محفوظ کیا گیا ہے۔
ای میل کو اس طرح محفوظ کرنے سے کوئی بھی اٹیچمنٹ محفوظ نہیں رہتی، اس لیے انہیں ڈاؤن لوڈ کرنا یقینی بنائیں، ضرورت کے مطابق ان کا نام تبدیل کریں، اور بعد میں رسائی کے لیے انہیں ای میل کے ساتھ محفوظ کریں۔
طریقہ 3 - تصویر کو محفوظ کرنے کے لیے اسکرین کیپچر کا استعمال کریں۔
آپ ای میل کے مواد کو بطور تصویر محفوظ کرنے کے لیے اسکرین کیپچر سافٹ ویئر بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ طریقہ دیگر مواصلاتی شکلوں میں ای میل کے مواد کا حوالہ دینے کے لیے کارآمد ثابت ہو سکتا ہے، کیونکہ تصاویر آسانی سے ای میلز اور دیگر پیغامات میں پن ہو جاتی ہیں۔
اگر آپ ونڈوز استعمال کر رہے ہیں، تو نئے ورژن پہلے سے انسٹال کردہ اسکرین کیپچر سافٹ ویئر کے ساتھ آتے ہیں، جس کا نام Snipping Tool (پرانے آلات پر) اور Snip & Sketch ہے۔ متبادل طور پر، آپ اپنے کی بورڈ پر پرنٹ اسکرین بٹن استعمال کر سکتے ہیں، پھر تصویر کو پینٹ میں چسپاں کر سکتے ہیں۔
میک ڈیوائسز کے لیے، عمل اسی طرح کا ہے۔ انٹیگریٹڈ اسکرین کیپچر فیچر کو کھولنے کے لیے Ctrl + Command + 4 شارٹ کٹ استعمال کریں، پھر سلیکشن کراس ہیئر کو گھسیٹیں تاکہ ای میل پر کسی علاقے کو محفوظ کر سکیں۔
لینکس کے لیے، آپ ڈاؤن لوڈ کے لیے دستیاب اسکرین کیپچر سافٹ ویئر کی ایک درجہ بندی تلاش کر سکتے ہیں، جسے ای میل کو بطور تصویر محفوظ کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ متبادل کے طور پر، GNOME پر مبنی ماڈلز میں Applications > Accessories مینو میں ایک مربوط اسکرین شاٹ یوٹیلیٹی ہوتی ہے۔ لینکس OS کے کچھ ورژن آپ کے کی بورڈ پر پرنٹ اسکرین بٹن کا جواب دیں گے، جیسا کہ ونڈوز سسٹم میں ہوتا ہے۔
میں آؤٹ لک میں تمام ای میل پتے کیسے برآمد کروں؟
اگر آپ اپنے رابطوں کی فہرست برآمد کرنا چاہتے ہیں (جس میں آپ کے رابطوں کے ای میل پتے اور دیگر معلومات بھی شامل ہیں)، تو آپ اس طرح کے اقدامات استعمال کر سکتے ہیں جیسے آپ ای میلز کو ایکسپورٹ کریں گے۔ تاہم، رابطے کی معلومات کو ایک مختلف فائل فارمیٹ میں ذخیرہ کیا جا سکتا ہے جو زیادہ صارف دوست ہے اور اسے فوری ہیرا پھیری اور ترمیم کے لیے Excel میں کھولا جا سکتا ہے۔ یہاں آپ کو کیا کرنے کی ضرورت ہے:
- آؤٹ لک کھولیں۔
- فائل منتخب کریں> کھولیں اور برآمد کریں> درآمد/برآمد کریں۔
- امپورٹ/ایکسپورٹ وزرڈ میں، "ایک فائل کے طور پر محفوظ کریں" کو منتخب کریں۔
- جب فائل کی قسم منتخب کرنے کا اشارہ کیا جائے تو "کوما سے الگ کردہ اقدار (.csv)" کا انتخاب کریں۔
- فولڈر سلیکشن مینو میں، اپنے اکاؤنٹ کے نیچے "رابطے" فولڈر کو منتخب کریں۔
- فائل پاتھ کی تصدیق کریں، یا ضرورت کے مطابق اسے تبدیل کریں۔ فائل کو اپنی مرضی کے مطابق نام دیں۔
- ایکسپورٹ کا عمل شروع کرنے کے لیے "ختم" کو دبائیں۔
- عمل مکمل ہونے پر امپورٹ/ ایکسپورٹ ڈائیلاگ بند ہو جائے گا۔
ایکسپورٹ شدہ .csv فائل کو Excel میں کھولا جا سکتا ہے۔ یہ رابطے کی معلومات کے ساتھ ایک بڑی میز دکھائے گا۔ آپ کے پاس شاید بہت سارے خالی خلیات ہوں گے، اور یہ بالکل عام بات ہے۔ آپ ڈیٹا میں ترمیم کرنے کے لیے ایکسل کا استعمال کر سکتے ہیں، حالانکہ اضافی مواد ڈالنے سے یہ آؤٹ لک کے لیے پڑھنے کے قابل نہیں ہو سکتا ہے اگر آپ کو بعد میں فائل درآمد کرنے کی ضرورت ہو۔
آپ اس فائل کو کسی دوسرے ڈیوائس یا ای میل سروس پر رابطہ کی معلومات درآمد کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔
میں اپنے کمپیوٹر میں متعدد آؤٹ لک ای میلز کو کیسے محفوظ کروں؟
اگر آپ ایک وقت میں ایک سے زیادہ ای میلز کو محفوظ کرنا چاہتے ہیں، لیکن آپ کو اپنی پوری ای میل لائبریری کی ضرورت نہیں ہے، تو ایک ہی وقت میں محفوظ کرنے کے لیے چند ای میلز کو منتخب کرنے کا ایک طریقہ ہے۔ یہاں آپ کو کیا کرنے کی ضرورت ہے:
- آؤٹ لک کھولیں۔
- وہ ای میلز منتخب کریں جنہیں آپ محفوظ کرنا چاہتے ہیں۔ Ctrl کو دبائے رکھیں اور ایک وقت میں ایک کو منتخب کرنے کے لیے میلز پر کلک کریں، یا پہلے اور دوسرے کلک کے درمیان ای میلز کے بیچ کو منتخب کرنے کے لیے Shift کو دبائے رکھیں۔
- فائل پر جائیں> بطور محفوظ کریں۔
- ڈائیلاگ باکس میں، اس فولڈر میں جائیں جس میں آپ ای میلز کو محفوظ کرنا چاہتے ہیں، فائل کو اپنی مرضی کے مطابق نام دیں، اور محفوظ کرنے کے لیے "صرف متن" کو بطور فارمیٹ منتخب کریں۔
- آؤٹ لک تمام منتخب ای میلز کو ایک ہی .txt فائل میں محفوظ کرے گا۔ آپ ان تک رسائی کے لیے اپنے ٹیکسٹ ایڈیٹر کا استعمال کر سکتے ہیں۔
اگر آپ انہیں علیحدہ .txt فائلوں میں محفوظ کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو ہر ای میل کو الگ سے محفوظ کرنا ہوگا۔ آن لائن دستیاب اضافی آؤٹ لک پلگ ان ای میلز کو علیحدہ .txt یا متبادل فائل فارمیٹس میں محفوظ کرنے کے لیے اس خصوصیت کو بڑھا سکتے ہیں۔
آؤٹ لک پر ایک نئی شکل
آؤٹ لک کے انٹیگریٹڈ ایکسپورٹ فیچر کے ساتھ، آپ اپنے ای میل اکاؤنٹ تک رسائی سے محروم ہونے کی صورت میں ای میلز کو بیک اپ اور بحال کر سکتے ہیں، خواہ گمشدہ پاس ورڈ کی وجہ سے ہو یا ہیک ہونے کی وجہ سے۔ آن لائن کمیونیکیشن بہت زیادہ مقبول ہونے کے ساتھ، ای میلز کو باقاعدگی سے بیک اپ کرنے کے لیے اپنے چند منٹوں کا وقت نکال کر آپ کو کھوئی ہوئی فائلوں پر جھگڑے کے سر درد سے بچا سکتا ہے۔
آپ کتنی بار آؤٹ لک ای میلز برآمد کرتے ہیں؟ ہمیں نیچے تبصرے کے سیکشن میں بتائیں۔
