گوگل شیٹس میں مختلف ٹیب سے ڈیٹا کو کیسے جوڑیں۔

بڑی مقدار میں ڈیٹا سے نمٹنے کے دوران سپریڈ شیٹس ایک بہترین ٹول ہیں۔ جب معلومات کئی شیٹس میں پھیل جاتی ہے، تو ٹیب سے ٹیب تک کی جانے والی تبدیلیوں پر نظر رکھنا تھوڑا مشکل ہو سکتا ہے۔ خوش قسمتی سے، گوگل شیٹس میں مناسب فنکشنز کے استعمال کے ساتھ آپ کی ورک شیٹس میں ڈیٹا کو لنک کرنے کی صلاحیت ہے۔

ہم آپ کو دکھائیں گے کہ گوگل شیٹس میں کسی مختلف ٹیب سے ڈیٹا کو کیسے لنک کیا جائے اور اپنے پورے پروجیکٹ میں معلومات کو متحرک طور پر کیسے جوڑا جائے۔

ونڈوز، میک، یا کروم بک پی سی پر گوگل شیٹس میں مختلف ٹیب سے ڈیٹا کو کیسے جوڑیں۔

اگر آپ کمپیوٹر پر گوگل شیٹس استعمال کر رہے ہیں، تو آپ ان مراحل پر عمل کر کے ٹیبز کے درمیان ڈیٹا کو لنک کر سکتے ہیں:

1. گوگل شیٹس اور یا تو اس دستاویز پر جائیں جس پر آپ لنکس شامل کرنا چاہتے ہیں یا ایک نئی شیٹ بنانا چاہتے ہیں۔

   

2. اس سیل پر کلک کریں جس میں آپ لنک بنانا چاہتے ہیں پھر مساوی نشان میں ٹائپ کریں، =۔

   

3. شیٹ کی تعداد اور اس سیل کو ٹائپ کریں جسے آپ لنک کرنا چاہتے ہیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ دوسری شیٹ پر پہلے سیل کو لنک کرنا چاہتے ہیں تو اسے Sheet2!A1 لکھا جائے گا۔ شیٹ 3 پر سیل A2 کو Sheet3!A2 لکھا جائے گا۔ یاد رکھیں کہ نحو شیٹ نمبر ہو گا جس کے بعد فجائیہ نشان ہو گا، اس کے بعد سیل نمبر ہو گا۔

   

4. اگر شیٹ کو کوئی نام دیا گیا ہے، تو شیٹ کا نام سنگل کوٹس کے اندر ٹائپ کریں۔ مثال کے طور پر، آپ DATA نامی شیٹ کے سیل B2 کو لنک کرنا چاہتے ہیں، پھر فنکشن کا نحو = 'DATA'!B2 ہوگا۔

   

5. اگر آپ متعدد سیلز درآمد کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو اپنے فنکشن میں رینج ٹائپ کرنا ہوگی۔ مثال کے طور پر، اگر آپ شیٹ 2 سے ڈیٹا کو سیل C1 سے C10 کے ڈیٹا کے ساتھ جوڑنا چاہتے ہیں، تو فنکشن =Sheet2!C1:C10 کی طرح نظر آئے گا۔ یاد رکھیں کہ یہ متعدد سیلز سے تمام ڈیٹا کو ایک سیل میں کاپی نہیں کرے گا۔ یہ صرف دوسرے منسلک ڈیٹا کی پوزیشن سے متعلق سیلز کو کاپی کرے گا۔ مثال کے طور پر، اگر آپ فنکشن = Sheet2!C1:C10 استعمال کرتے ہیں اور اسے سیل A2 پر چسپاں کرتے ہیں، تو یہ صرف شیٹ 2 سیل C2 پر موجود سیل کی قدر کو کاپی کرے گا۔ اگر آپ اس فارمولے کو A3 پر چسپاں کرتے ہیں، تو یہ صرف شیٹ 2 C3 وغیرہ پر موجود ڈیٹا کو ظاہر کرے گا۔

   

6. اگر آپ کو #REF کی خرابی ملتی ہے، تو اس کا مطلب ہے کہ آپ جس ایڈریس سے لنک کر رہے ہیں یا تو وہ موجود نہیں ہے یا آپ کے نحو میں خرابی ہے۔ چیک کریں کہ آیا آپ نے شیٹ یا سیل کا نام صحیح لکھا ہے۔

   

اگر آپ شیٹ کی املا کی غلطیوں سے بچنا چاہتے ہیں، تو آپ اس سیل پر کلک کر سکتے ہیں جسے آپ لنک کرنا چاہتے ہیں۔ یہ کرنے کے لیے:

1. اس سیل پر کلک کریں جس پر آپ لنک بنانا چاہتے ہیں پھر = ٹائپ کریں۔

   

2. نیچے دیے گئے مینو میں جس شیٹ کو آپ لنک کرنا چاہتے ہیں اس پر کلک کریں پھر اس سیل پر کلک کریں جسے آپ لنک کرنا چاہتے ہیں اور Enter کی دبائیں

   

3. اگر آپ نے یہ صحیح طریقے سے کیا ہے، تو آپ کو خود بخود اس شیٹ پر بھیج دیا جائے گا جس میں آپ نے لنک رکھا ہے۔

   

4. اگر آپ قدروں کی ایک رینج کاپی کرنا چاہتے ہیں، تو اپنے ماؤس پر کلک کریں اور گھسیٹیں جب تک کہ آپ ان تمام سیلز کو منتخب نہ کر لیں جنہیں آپ لنک کرنا چاہتے ہیں۔

آئی فون پر گوگل شیٹس میں مختلف ٹیب سے ڈیٹا کو کیسے جوڑیں۔

جب آپ اپنے آئی فون پر گوگل شیٹس استعمال کر رہے ہوں تو اسی طرح کا فنکشن بنایا جا سکتا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، ان اقدامات پر عمل کریں:

1. اپنا موبائل گوگل شیٹس ایپ کھولیں۔
2. یا تو ایک موجودہ شیٹ کھولیں یا ایک نئی بنائیں۔
3. اس شیٹ پر آگے بڑھیں جس پر آپ ایک لنک لگانا چاہتے ہیں، اور اس سیل کو منتخب کریں جسے آپ وہ لنک رکھنا چاہتے ہیں۔
4. میں ٹائپ کریں =
5. شیٹ کا نام ٹائپ کریں جس کے بعد ایک فجائیہ نشان ہو۔ اگر شیٹ کو کوئی نام دیا گیا ہے یا اس میں خالی جگہیں ہیں، تو سنگل کوٹیشن مارکس کے اندر نام ٹائپ کریں۔ مثال کے طور پر، اگر شیٹ کا نام DATA SHEET ہے تو فنکشن ='DATA SHEET' ہوگا!
6. سیل یا سیلز کی رینج میں ٹائپ کریں جسے آپ درآمد کرنا چاہتے ہیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ شیٹ 2 پر B1 سے B10 سیلز درآمد کرنا چاہتے ہیں، تو آپ فارمولہ =Sheet2!B1:B10 درج کر رہے ہوں گے۔ اگر آپ خالی جگہوں یا ناموں کے ساتھ شیٹ درج کر رہے ہیں جیسا کہ اوپر کی مثال میں ہے، تو نحو ہوگا ='DATA SHEET'!B1:B10۔

اینڈرائیڈ ڈیوائس پر گوگل شیٹس میں مختلف ٹیب سے ڈیٹا کو کیسے لنک کریں۔

اینڈرائیڈ میں ڈیٹا کو ایک شیٹ سے دوسری شیٹ سے جوڑنے کا عمل آئی فون کی طرح ہی ہے۔ اگر آپ اپنی شیٹس کو منسلک کرنا چاہتے ہیں، تو آئی فون کے لیے اوپر دیے گئے اقدامات پر عمل کریں۔

ایک ہی شیٹ کے اندر سیلز سے ڈیٹا کو لنک کرنا

اگر آپ سیلز کو ایک ہی شیٹ پر آپس میں جوڑنا چاہتے ہیں، تو یہ عمل اوپر دیے گئے جیسا ہی ہے۔ یہ ایک آسان ٹول ہے اگر آپ کسی فارمولے میں دوسرے سیلز کا حوالہ دینا چاہتے ہیں، یا اگر آپ چاہتے ہیں کہ جب بھی مخصوص سیل کی قدریں تبدیل ہوں تو آپ کا ڈیٹا متحرک طور پر تبدیل ہو۔ ایسا کرنے کے لیے، یا تو ڈیسک ٹاپ پر یا موبائل پر، درج ذیل کام کریں:

1. اپنی کھلی گوگل شیٹس پر، ایک سیل منتخب کریں جس میں آپ حوالہ حاصل کرنا چاہتے ہیں پھر = ٹائپ کریں۔
2. یا تو سیل یا سیلز کی رینج میں ٹائپ کریں جسے آپ لنک کرنا چاہتے ہیں، یا کلک کریں، یا سیلز پر کلک کریں اور گھسیٹیں۔

   

3. اگر آپ کو #REF کی غلطی ہوتی ہے تو چیک کریں کہ آیا آپ میں ہجے یا اوقاف کی غلطی ہے۔

   

متحرک اسپریڈشیٹ بناتے وقت یہ چال کارآمد ہے، کیونکہ آپ خاص سیلز میں بہت سی قدریں رکھ سکتے ہیں اور پھر ان سیلز کو بعد میں چھپا سکتے ہیں۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ اسپریڈشیٹ استعمال کرنے والے کسی کو بھی پوشیدہ سیل ویلیوز کو دیکھے بغیر صرف متعلقہ ڈیٹا کو دیکھنے کی ضرورت ہے۔ کسی خاص سیل کی قدر میں تبدیلی ہر اس سیل پر ظاہر ہوتی ہے جس میں اس کا لنک ہوتا ہے۔

مکمل طور پر الگ فائل سے ڈیٹا کو لنک کرنا

Google Sheets کے ساتھ، آپ صرف ایک فائل کے اندر سے ڈیٹا استعمال کرنے تک محدود نہیں ہیں۔ آپ کی اسپریڈشیٹ میں دوسری فائلوں سے ڈیٹا درآمد کرنے کا ایک طریقہ ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ اس فائل میں کی گئی کوئی بھی تبدیلی آپ کی لنک کردہ اسپریڈشیٹ پر بھی ظاہر ہوگی۔ یہ IMPORTRANGE فنکشن کا استعمال کرتے ہوئے کیا جا سکتا ہے۔

تاہم یہ خاص کمانڈ صرف گوگل شیٹس کے ڈیسک ٹاپ ورژن پر دستیاب ہے۔ اگر آپ اپنے موبائل سے ڈیٹا استعمال کر رہے ہیں تو اپنے کام کو کلاؤڈ پر محفوظ کریں اور پھر فائلوں کو کمپیوٹر پر کھولیں۔ IMPORTRANGE فنکشن استعمال کرنے کے لیے، ذیل کے مراحل پر عمل کریں:

1. گوگل شیٹس کھولیں۔
2. آپ جس فائل کو درآمد کرنا چاہتے ہیں اور وہ فائل جس سے آپ ڈیٹا کو لنک کرنا چاہتے ہیں دونوں کو کھولیں۔

   

3. اس فائل کو نمایاں کریں جس سے آپ ڈیٹا کاپی کرنا چاہتے ہیں۔ اوپر ایڈریس بار پر کلک کریں، اور پورے ایڈریس کو کاپی کریں۔ آپ یا تو دائیں کلک کر سکتے ہیں پھر کاپی کا انتخاب کریں، یا شارٹ کٹ Ctrl + C استعمال کریں۔

   

4. اس فائل کو نمایاں کریں جس میں آپ ڈیٹا کاپی کرنا چاہتے ہیں۔ ایک سیل کا انتخاب کریں جہاں سے ڈیٹا کی درآمد شروع ہوگی۔ سیل پر کلک کریں اور پھر =IMPORTRANGE میں ٹائپ کریں۔

   

5. کھلے قوسین میں ٹائپ کریں‘‘ (‘ پھر اس ایڈریس کو جو آپ نے کاپی کیا ہے اسے ڈبل کوٹیشن مارکس کے اندر چسپاں کریں۔ آپ یا تو دائیں کلک کر کے پیسٹ پر کلک کر سکتے ہیں یا ایڈریس کو بالکل کاپی کرنے کے لیے شارٹ کٹ Ctrl+V استعمال کر سکتے ہیں۔
6. کوما میں ٹائپ کریں، پھر اس فائل سے شیٹ اور سیل رینج میں ٹائپ کریں جس کی آپ کاپی کرنا چاہتے ہیں۔ یہ اقدار کوٹیشن مارکس کے اندر بھی ہونی چاہئیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ فائل سے شیٹ 1 سیل A1 سے A10 کاپی کرنا چاہتے ہیں، تو آپ "Sheet1!A1:A10" میں لکھیں گے۔ اگر شیٹ کا نام تبدیل کر دیا گیا ہے یا اس میں خالی جگہیں ہیں، تو آپ کو ڈبل کوٹیشن مارکس کے اندر واحد کوٹیشن مارکس ٹائپ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ بند قوسین میں ٹائپ کریں ')'۔

   

7. انٹر دبائیں. اگر آپ کو نحو صحیح طور پر مل گیا تو آپ کو معلومات کا بوجھ نظر آئے گا۔ اگر آپ کو کوئی خرابی نظر آتی ہے جس میں کہا جاتا ہے کہ لوڈ ہو رہا ہے، تو بس شیٹ کو ریفریش کریں یا شیٹ کو بند کریں اور پھر اسے دوبارہ کھولیں۔ اگر آپ کو #REF کی خرابی نظر آتی ہے، تو پتہ کی ہجے یا کوٹیشنز یا کوما چیک کریں۔ #REF غلطیوں کا مطلب عام طور پر نحو میں کچھ غلط ہوتا ہے۔ اگر آپ کو #VALUE ایرر ملتا ہے تو اس کا مطلب ہے کہ گوگل شیٹس اس فائل کو نہیں ڈھونڈ سکتا جسے آپ لنک کر رہے ہیں۔ پتہ خود غلط ہو سکتا ہے یا فائل غلطی سے ڈیلیٹ ہو گئی تھی۔

   

اضافی سوالات

جب بھی گوگل شیٹس پر ڈیٹا کو لنک کرنے کے حوالے سے بات چیت ہوتی ہے تو ذیل میں ایک عام سوال پوچھا جاتا ہے:

کیا اسے بالکل مختلف گوگل شیٹ سے معلومات حاصل کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے؟ یا اسے ایک ہی اسپریڈشیٹ میں ہونے کی ضرورت ہے؟

جیسا کہ اوپر بتایا گیا ہے، ڈیٹا یا تو ایک ہی ورک شیٹ کے اندر سے یا مکمل طور پر کسی دوسری فائل سے آ سکتا ہے۔ فرق یہ ہے کہ آپ کو ایک بیرونی شیٹ سے ڈیٹا کے لیے IMPORTRANGE فنکشن استعمال کرنے کی ضرورت ہوگی، جیسا کہ ورک شیٹ کے اندر موجود ڈیٹا کے لیے صرف مساوی نشان '=' استعمال کرنے کے برخلاف ہے۔

اس بات سے آگاہ رہیں کہ اگر آپ ایک بیرونی فائل استعمال کر رہے ہیں، اگر وہ فائل ڈیلیٹ ہو جاتی ہے، تو IMPORTRANGE فنکشن والے تمام سیلز یا تو #REF یا #VALUE ایرر دکھائیں گے جو اس بات کی نشاندہی کرے گا کہ Google Sheets لنک ہونے والے ڈیٹا کو نہیں ڈھونڈ سکتی۔

مصروفیت کو ختم کرنا

ڈائنامک اسپریڈشیٹ ان لوگوں کے لیے ایک بہترین ٹول ہیں جو بہت سارے ڈیٹا کو ہینڈل کرتے ہیں۔ تمام متعلقہ جدولوں کو خود بخود اپ ڈیٹ کرنے سے بے کار معلومات کو تبدیل کرنے میں درکار تمام مصروفیات ختم ہو جاتی ہیں۔ گوگل شیٹس میں کسی مختلف ٹیب سے ڈیٹا کو لنک کرنے کا طریقہ جاننا آپ کی کارکردگی اور پیداواری صلاحیت کو بڑھاتا ہے۔ کوئی بھی چیز جو غیر ضروری فالتو پن کو کم کرتی ہے وہ ہمیشہ ایک پلس ہوتی ہے۔

کیا آپ گوگل شیٹس میں مختلف ٹیبز سے ڈیٹا کو لنک کرنے کے دوسرے طریقے جانتے ہیں؟ ذیل میں تبصرے کے سیکشن میں اپنے خیالات کا اشتراک کریں۔