یہ بھولنا آسان ہے کہ گوگل شیٹ تک کس کی رسائی ہے اگر اسے بہت سے لوگ استعمال کرتے ہیں۔ ہوسکتا ہے کہ آپ نے اسپریڈشیٹ کو کئی بار شیئر کیا ہو اور اب آپ کو یہ یاد رکھنے میں پریشانی ہو کہ اسے استعمال کرنے کی اجازت کس کے پاس تھی۔
اپنی Google Sheets کا نظم کرنا اور یہ جاننا کہ کون ان تک رسائی حاصل کر سکتا ہے اہم ہے۔ لیکن ایسا کرنے کا عمل دراصل کافی آسان ہے۔ یہ جاننے کے لیے پڑھتے رہیں کہ یہ کیسے ہوا ہے۔
یہ کیسے چیک کریں کہ گوگل شیٹس تک کس کی رسائی ہے۔
دستی طور پر چیک کرنے کا ایک آسان طریقہ ہے کہ آپ کی گوگل شیٹ تک کس کی رسائی ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، اقدامات پر عمل کریں:
- سب سے پہلے، وہ شیٹ کھولیں جس کی آپ کو ضرورت ہے۔
- اگلا، "سرگرمی ڈیش بورڈ" پر کلک کریں۔
- آپ کو اپنے بائیں طرف "ناظرین کا رجحان" یا "تبصرے کا رجحان" نظر آئے گا۔ اب اس پر کلک کریں۔
نوٹ: یقینی بنائیں کہ آپ اپنا کاروباری اکاؤنٹ استعمال کر رہے ہیں نہ کہ نجی۔ نجی اکاؤنٹ کے ساتھ، آپ "سرگرمی کا ڈیش بورڈ" نہیں دیکھ پائیں گے۔
مزید یہ کہ، آپ تلاش کو وقت کے لحاظ سے فلٹر کر سکتے ہیں اور اپنے نتائج کو کم کر سکتے ہیں۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ یہ کیسے کریں:
- شیٹ کے اوپری دائیں حصے میں "نیچے تیر" پر کلک کریں۔
- تلاش کو فلٹر کرنے کے لیے وقت کا انتخاب کریں۔
وہاں تم جاؤ! اب آپ جانتے ہیں کہ آپ کی گوگل شیٹ تک کس کی رسائی ہے اور انہیں اجازت کب ملی۔ اس طرح، آپ ہمیشہ ٹریک کر سکتے ہیں کہ صحیح لوگ آپ کی گوگل شیٹ کو دیکھ اور اس میں ترمیم کر سکتے ہیں۔
گوگل شیٹ تک عارضی رسائی کی اجازت
Google Sheets تک رسائی کو محدود کرنا بہت کارآمد ثابت ہو سکتا ہے اگر آپ نہیں چاہتے ہیں کہ کام مکمل ہونے کے بعد کلائنٹس انہیں استعمال کریں۔ آپ میعاد ختم ہونے کی تاریخ مقرر کر سکتے ہیں یا اس مخصوص گوگل شیٹ تک رسائی ختم کر سکتے ہیں۔ یہاں ہے کیسے:
- اپنی گوگل ڈرائیو کھولیں۔
- آپ کو مطلوبہ شیٹ تلاش کریں۔
- اس پر دائیں کلک کریں اور "شیئر" کو منتخب کریں۔
- اب اس شخص کا نام ٹائپ کریں جس کے ساتھ آپ اس شیٹ کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔
- میعاد ختم ہونے کی تاریخ مقرر کرنے کے لیے، اجازت کو یا تو "Can Comment" یا "Can View" میں تبدیل کریں۔
- اگلا "بھیجیں" پر ٹیپ کریں۔
ان مراحل کو مکمل کرنے کے بعد، آپ کو پہلے تین مراحل کو دہرانا چاہیے۔ آپ کو ونڈو کے نیچے "ایڈوانسڈ" آپشن نظر آئے گا۔ آپ کو "شیئرنگ سیٹنگز" دیکھنے کے لیے اس پر کلک کرنا چاہیے۔ اگر آپ ان کے نام پر ہوور کریں گے تو ایک اسٹاپ واچ نظر آئے گی۔ اس پر کلک کرکے، آپ میعاد ختم ہونے کی تاریخ مقرر کر سکتے ہیں۔
دیکھنے کی اجازت کو فعال کرنا
آپ اپنی گوگل شیٹ کو تبدیل ہونے سے بچا سکتے ہیں۔ اگرچہ آپ نے کئی لوگوں تک رسائی دی ہو، ہو سکتا ہے آپ یہ نہ چاہیں کہ وہ دستاویز کا مواد تبدیل کریں۔ ایسا کرنے کا آسان طریقہ یہ ہے کہ انہیں صرف دیکھنے کی اجازت دی جائے۔
ایسا کرنے کے لیے ان اقدامات پر عمل کریں:
- وہ شیٹ کھولیں جس کی آپ حفاظت کرنا چاہتے ہیں۔
- "ڈیٹا" پر جائیں اور "محفوظ شیٹس اور رینجز" تک نیچے سکرول کریں۔
- شیٹ کے دائیں جانب ایک بار نمودار ہوگا۔
- اب، "Sheet" پر کلک کریں اور ڈراپ ڈاؤن مینو سے اپنی ضرورت کو منتخب کریں۔
- یہاں آپ کو "Set Permission" پر کلک کرنا ہوگا۔
ایک "رینج ایڈیٹنگ کی اجازت" ونڈو پاپ اپ ہوگی۔ "اس رینج میں کون ترمیم کر سکتا ہے کو محدود کریں" کے تحت "اپنی مرضی کے مطابق" پر کلک کریں۔ یہ آپ کو یہ فیصلہ کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ اس مخصوص شیٹ میں ترمیم کرنے کی اجازت کس کو ہے۔ ان تمام لوگوں کو غیر منتخب کریں جنہیں آپ اپنی گوگل شیٹ میں ترمیم نہیں کرنا چاہتے۔ ختم کرنے کے لیے "Done" پر کلک کریں۔
اب لوگ اس گوگل شیٹ کو دیکھ سکتے ہیں، لیکن وہ اس میں کوئی تبدیلی نہیں کر سکیں گے۔
گوگل شیٹ میں سیلز کی حفاظت کرنا
متبادل طور پر، آپ دیکھنے کی اجازت بھی دے سکتے ہیں، لیکن کچھ سیل یا کالم کی حفاظت بھی کر سکتے ہیں۔ یہاں آپ کو کیا کرنا پڑے گا:
- شیٹ کھولو۔
- وہ کالم منتخب کریں جنہیں آپ تبدیل ہونے سے بچانا چاہتے ہیں۔
- اب "Data" اور پھر "Protected Sheets and Ranges" پر کلک کریں۔
- شیٹ کے دائیں جانب ایک بار نمودار ہوگا۔
- کمانڈ کی تفصیل درج کریں، مثال کے طور پر - "کوئی ترمیم نہیں"۔
- اس کے بعد، سبز بٹن "Set Permissions" پر کلک کریں۔
- ایک پاپ اپ ظاہر ہوگا۔ "اس رینج میں کون ترمیم کر سکتا ہے کو محدود کریں" کے تحت "اپنی مرضی کے مطابق" کو منتخب کریں۔
- یہ آپ کو یہ فیصلہ کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ سیلز کو تبدیل کرنے کی اجازت کس کو ہے۔
اگر کوئی شخص بغیر اجازت سیل کے مواد کو تبدیل کرنے کی کوشش کرتا ہے، تو شیٹ میں ایک پیغام مطلع کرے گا کہ اسے ایسا کرنے کی اجازت نہیں ہے۔
تبصرے کو فعال کرنا
کبھی کبھی آپ کو سیل کے مواد پر تبصرہ کرنے کے لیے کسی اور کی ضرورت ہوتی ہے۔ ان صارفین کے پاس ایسا کرنے کا کوئی خودکار استحقاق نہیں ہے، لیکن آپ انہیں اجازت دے سکتے ہیں۔ آپ کو انہیں "تبصرہ کرنے والا" بنانا ہے۔ اس فنکشن کے ساتھ صارف کو فعال کرنے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں:
- شیٹ کھولیں، "فائل" پر جائیں، اور "شیئر" پر کلک کریں۔
- یہاں آپ ان لوگوں کے ای میل پتے شامل کر سکتے ہیں جن کے ساتھ آپ شیٹ کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔
- ایک بار جب آپ کسی شخص کو شامل کرتے ہیں، تو دائیں طرف آپ کو ایک ڈراپ ڈاؤن مینو نظر آئے گا۔
- اس ڈراپ ڈاؤن مینو سے "تبصرہ کرنے والا" منتخب کریں۔
- آخر میں، "بھیجیں" پر کلک کریں۔
ترمیم کو فعال کرنا
ترمیم کی اجازت کے ساتھ، شیٹ کے استعمال کنندگان سیل کے مواد کو تبدیل کر سکتے ہیں۔ شیٹ کے مالک کے طور پر، آپ کو اس کارروائی کی اجازت دینی ہوگی۔ اقدامات اوپر بیان کیے گئے اقدامات سے بہت ملتے جلتے ہیں:
- شیٹ کھولیں، "فائل" پر جائیں اور "شیئر" پر کلک کریں۔
- یہاں آپ ان لوگوں کے ای میل پتے شامل کر سکتے ہیں جن کے ساتھ آپ شیٹ کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔
- ایک بار جب آپ کسی شخص کو شامل کرتے ہیں، تو دائیں طرف آپ کو ایک ڈراپ ڈاؤن مینو نظر آئے گا۔
- اس ڈراپ ڈاؤن مینو سے "ایڈیٹر" کو منتخب کریں۔
- آخر میں، "بھیجیں" پر کلک کریں۔
اجازتوں کو محدود کرنا
آپ کی گوگل شیٹ ڈیٹا کو ذخیرہ کرنے کے لیے ایک انمول ٹول ہے۔ وقتاً فوقتاً، آپ کو اسے دوسرے لوگوں کے ساتھ بانٹنے کی ضرورت ہوگی۔ اگر آپ کو یاد نہیں ہے کہ آپ نے شیٹ کو دیکھنے کی اجازت کس کو دی ہے، تو آپ ہمیشہ رہنمائی کے لیے اس مضمون سے رجوع کر سکتے ہیں۔
مزید یہ کہ، اگر آپ اپنی شیٹ کو غیر مجاز تبدیلیوں سے بچانا چاہتے ہیں یا اگر آپ صارفین کو سیل میں تبدیلیاں کرنے کی اجازت دینا چاہتے ہیں تو آپ کو کوئی مسئلہ نہیں ہوگا۔ ان میں سے کون سا فنکشن آپ کے لیے زیادہ اہم ہے اور کیوں؟ ذیل میں تبصرے کے سیکشن میں ہمیں بتائیں۔
